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从具体案例中看项目管理
 
发布于2012-8-3, 来源:中国项目管理资源网
 

RestEasy连锁酒店刚刚加盟了两家新的酒店,一家在巴黎,另一家在夏威夷的Maui岛。这两家酒店也需要和其它 20 家酒店一起使用Royal酒店管理系统。RestEasy酒店的执行董事(项目发起人)要求你(项目经理)把这两家酒店加入项目实施计划,同时问你这样的变更会对项目产生什么影响。你的任务是制定一个项目影响列表

基于课题介绍的RestEasy酒店项目信息,应用Word或PPT方式回答如下问题:

1. 作为这种变动的结果,整个项目会出现哪些变化?

2. 哪个交付件会受到影响?请应用WBS分解方法,对受影响交付物,列举应增加的子交付件或Activity (也可能包括应改动的WBS项,一并列举)

3. 这种变动会对以下方面造成怎样的影响:

  • 风险 Risk (请分析因变更会带来哪些新风险,并制定应对计划)
  • 进度 Schedule
  • 预算 Budget
  • 收益 Benefit (分析因变更而带来的好处)

4. 在这种情况下,如何制定决策,由谁来进行决策?

5. 如果接受,该修改哪些计划基准文件?

6. 请每个小组的代表报告该项目组会采用哪些步骤来处理这个变更请求?(请用流程图画出)

RestEasy项目介绍如下:

  • RestEasy 酒店
  • 改建项目意向总结

一、需求描述

1、RestEasy 连锁酒店目前在全国范围内有近 20 家的加盟酒店,到明年年底预计会再增加到24 家。

2、该连锁酒店旗下的所有酒店都按照一套标准的操作流程运营,即所有的酒店都和总部建立网络连接,由总部进行监控管理。除一些文字处理功能之外,各酒店本身不具备其他计算机处理功能。但是,总部现有的计算机处理功能也仅限于一些典型的财务管理需要,如处理总帐和工资表。

3、在日益严峻的行业竞争形势下如何才能真正有效地增强酒店的生存能力?RestEasy 酒店集团的执行董事对于这个问题表达了自己的一些看法,其中包括:

  • "我认为酒店本身还可以再提高效率,从而降低成本,增加盈利。"
  • "相对于其他更高效的酒店,我认为我们的酒店形象和客户满意程度等指标正在下降。"
  • "我们未能在各酒店之间建立起有效的联系,通过这些联系可以利用集团内其他酒店的回头客。"
  • "我认为私营酒店可以利用其搜集的个人数据来保证回头客或是创造其他商机。"
  • "我肯定利用比现行处理方法所提供的更新的信息,更加能够提高我们酒店的入住率。"

二、效益分析

通过解决上述问题,连锁酒店认为客户满意度能够得到改善,也能稳住更多的回头客。而且,如果连锁酒店赢利能力增强,就能把资金用来收购更多的酒店,从而增加其市场份额。 通过裁员和大量增加酒店入住和设施应用相结合的方法,新系统的成本有望在被采用约 18个月以后得到补偿。新系统带来的主要好处在于: 客人管理、功能管理、员工和服务管理、 市场信息

三、RestEasy 选择的解决方案:

尽管考虑了很多解决方案,但最终执行董事还是决定在每个酒店内安装一套计算机系统。酒店商务区会安装许多部个人计算机并和安装于HOME OFFICE(办公室)的IBM midsize 系统进行连接。 在IBM midsize系统上运行的是Sleep Away Software Group 提供的端到端的酒店管理系统,该软件可以经过功能裁减成为适应 RestEasy 连锁酒店所需的应用软件。
另外,全部 20 家酒店还将通过网络和安装在总部内的两台计算机相连接,从而实现整个连锁酒店内部的信息得到及时有效的交流。

目前,实施该方案的成本尚待确定,但执行董事坚信连锁酒店需要利用该项目来保持其竞争能力和业务的增长。

四、需要考虑的事项

1. 为适应计算机系统安装而需要各酒店和总部内进行装修调整。

2. 需要为酒店和总部的员工建立新的工作流程。

3. 系统安装应避免引起酒店功能破坏和引起顾客投诉。

4. 在系统投放使用之前,每家酒店的员工都需要接受新系统和新工作流程的
专门培训。

5. 需要为 RestEasy 酒店员工提供一套回答有关新系统和工作流程问题的机制。

6. 建立一些测量手段和方法以测量酒店员工在完成管理任务方面的效率增长。

7. 建立评测客户对新系统和工作流程满意度的过程。

五、总结(Summary)

根据执行董事的决定,将在每家连锁酒店里安装一套计算机系统并且与总部通过网络连接。执行董事通过参加了一个酒店管理的大会,得到了相关的信息,于是作出了上述决定,但有关计算机和软件的具体功能需求并未给出清晰的定义和归档(Document)。

很明显,连锁酒店的意图是安装一个标准系统。这套系统将会为连锁酒店及其员工,更重要的是,为其客户带来明确和可观的利益。由于连锁酒店计划在明年年底之前增加四家酒店,执行董事希望该计算机系统能在未来 12 个月内在现有的酒店内安装完毕并实现正常运转。

项目授权书

致: RestEasy 酒店计算机信息管理项目经理 Mr.PM

发自: RestEasy 酒店集团执行董事

日期: 2010 年 6 月 1 日

1、委任

作为“RestEasy 酒店计算机信息管理项目”的一个重要步骤,现委任你担任此项目经理,负责在20家连锁酒店和总部实施计算机信息管理---包括采购所需要的计算机硬件、软件、酒店管理应用软件的二次开发/裁剪,对酒店的装修改造以适应计算机和网络的安装要求,对酒店员工进行新系统使用方面的培训,保每家连锁酒店的全体员工在该酒店安装了计算机管理系统的一周内都接受培训。 你将与其他“ Rest Easy 酒店计算机信息管理项目” 团队成员密切合作,确保实现所有的项目目标。

2、责任

你的具体职责包括以下方面:

  • 作为联系的中心人物,负责与项目干系人进行一切正式的有关于项目的交流沟通活动;
  • 确保项目团队的每个成员明白自己的职责和义务并保证他们按承诺执行;
  • 保证所有合同约定内容能按时完成,不超出预算,并且使项目发起人完全满意;
  • 确保有一套系统能够记录和控制合同执行情况;
  • 准备一套切实可行、详细的项目计划书并获得所有项目干系人的同意;
  • 用一个项目控制手册(Project? Control Book)来记载所有和项目有关的信息;
  • 控制与计划不符的成本、进度和技术偏差;
  • 定期向管理层汇报项目状况;

3、权力

作为项目经理,你的权力包括:

  • 领导项目团队的权力。
  • 在必要时发出具体指示的权力。
  • 对于项目相关事项,有直接和项目发起人或执行董事接触的权力。
  • 控制和分配项目预算的权力。
  • 定期要求获取项目团队状况报告的权力。
  • 监督项目团队的时间、成本和执行活动,以确保能及时发现、报告和解决所有问题。
  • 跨越各职能部门,与 RestEasy 酒店所有管理层相互协调,以实现所有的项目目标。
  • 和 RestEasy? 酒店各职能部门经理进行协商,改变资源人员安排。
  • 有权委派责任和权力给相关的项目团队成员。

4、限制条件

  • 有些项目团队成员会有工作限制,如何时能出差和可以离开主工作地点多久等等。
  • 团队成员的部门经理可能会委派他们到其它项目团队中进行全职或兼职的工作,但我可以向你保证本项目是我们目前工作的重中之重。
  • 超时加班工作需得到预先批准。
  • 所有团队成员都必须优先考虑节约成本,但同时又不能影响整个项目的成功。

5、范围陈述

按照项目发起人批准的规定,本项目要在12个月内安装、配置IBM的计算机系统和第3方的酒店管理系统。该系统将按如下方式推广:

  • 新系统的原型需要在用于第一家酒店的六个星期预定安装时间内完成酒店环境下的开发、安装和测试工作
  • 对原型系统的所有复查和变更工作需要在为时两个星期的预定第一安装期内完成
  • 欲了解其它和本项目相关的信息,请参阅 RestEasy 酒店计算机信息管理项目意向总结。

6、客户合同

草签合同双方分别为:

Rest Easy 酒店 和 IBM公司

工作说明书(SOW)

IBM公司 (以下称“供方”) 将提供 2 台中型计算机系统和所有相关的操作系统软件给 RestEasy 酒店 (以下称“需方”),供其安装酒店总部系统。供方将按照下面所列规格向需方提供将安装在每家酒店和总部内的由美国系统公司提供的个人计算机。供方将提供由 Royal 软件公司出品的酒店套装软件并负责按照客户的需要对软件进行定制裁剪。交货的具体地点、日期和数量暂不确定。需方应在预定部署工作之前 30 天以信函通知供方具体的交货信息。所有地点均分布在国内。

下面列出的规格表包含了具体的技术需要和规范。在向需方按照本合同规定进行交货之前,供方会在计算机中预装其提供的必要软件和由需方提供的任意数量的软件。按照本合同规定,供方向需方提供两年质保;但其后期服务(如有)需双方另签协议加以规定。个人计算机将于合同签定日期起90 天内交货。

7、 规格表

标准配置:

奔腾 4 2.49G HZ 处理器

128 兆 SDRAM 内存

80 GB 硬盘

17-40 倍速只读光驱

内置集成以太网卡和MODEM

15 英寸 (13.8" VIS)l 彩色显示器

8、 预装软件:

Microsoft Windows 2000 专业版,包括标准实用程序

Lotusl SmartSuite 千禧版

Norton Antivirus 杀毒软件(OEM 版)

Internet Explorer

Royal Client Hotel 软件,由 Royal 软件公司提供,经供方定制

9、付款事项 Terms of Payment

需方应就本合同下所执行工作和所提供设备/软件,按下述两项向供方支付费用。这两个重大事件分别为:

  • 当需方收到一半的所需设备/软件并表示接受时,应支付一半的合同规定金额。
  • 另一半合同规定金额应在供方完成所有合同规定内容后支付。

创建 WBS 涉及的主要工作和交付件

10、背景信息

为实现 RestEasy 酒店改建目标,必须对其做出必要的改变。下面就是由此明确的主要工作内容。

11、主要工作内容

1.) 确定酒店系统需求

2.) 确定 Royal 酒店软件的功能

3.) 安装原型系统

4. )验收原型系统

5. )安装主机硬件和软件系统

6.) 确定网络测试内容

7.) 进行网络测试

8.) 验收 Royal 酒店系统应用

9. )开发酒店入住结帐操作流程(Host Operations Procedures)

10. )开发酒店运营过程 (Hotel Operational Procedures)

11.) 制定在20家酒店推广进度表和核对表

12. )验收酒店运营过程

13. )开发和实施HelpDesk

14.) 确定酒店装修需求

15.) 制定员工/酒店准备就绪检查对照表(Readiness Checklist)

16.) 测试推广进度表和核对表

17.) 开发员工培训课程

18.) 员工培训

19.) 系统推广(Roll Out)到各家连锁酒店

根据以上主要工作内容,可制订出以下交付件(Deliverables):

团队名 需要提交的项目交付件

团队1

Team 1: 1. 酒店系统的需求、功能和验收标准的确认书

2. 系统软硬件的安装(附安装报告)

3. 酒店装修改造

团队2

Team 2 : 4. 原型系统(试点系统)的安装

5. 操作指南和操作流程

6. Help Desk

团队3

Team 3 :7. 系统安装场地准备

8. 推广计划(时间进度、顺序等等)

9. 网络系统和Home Office系统

风险识别和应对计划模版

使用下面的表格样本

可能性影响Impact

低(L) - 1 中(M) -2 高(H) – 3

高(H) – 3 3 6 9(不可接受)

中(M) -2 2 4 6

低(L) – 1 1 2 3

风险事件:

Risk Event 可能性

Probability 影响

Impact 严重性

Severity 优先级

Rank 应对策略 风险应对(减缓)方案

Risk Response

以上只是一个大概的轮廓,给大家一个参考罢了。

 
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