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基于ProjectServer的进度管理
 
来源:项目管理者联盟 发布于 2015-02-03
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0 引言

随着国内项目管理水平的发展,项目管理软件得到了越来越广泛的应用,其中,Microsoft Project因其功能强大、使用方便而深受欢迎。使用Microsoft Project,通过控制项目的工时、日程和财务,可以随时了解项目,从而更高效的管理项目。

Microsoft Project在彼此独立的项目和资源下可以充分发挥其易用性,然而,企业现状往往是多项目并发,同时所属资源也难以确保能够全身心的投入到单一项目。对此,Microsoft Project Server提供了较完美的解决方案。

Microsoft Project Server通过共享日程和资源、中央跟踪系统以及中央文档仓库,达到项目组合管理的目的。此外,Microsoft Project Server还为用户提供了简单的网站界面Project Web Access(PWA)。

通过PWA,用户可以极其方便的查看、分析和报告包括时间表在内的项目信息,实时与其他成员、项目经理或资源经理交互信息。

1 搭建系统环境

Project Sever 2007的环境搭建较复杂,它需要搭建在Windows Server 2003服务器上,需要AD环境实现帐户管理,需要SQL Server用来存储项目管理数据,需要SharePoint Services低层支持以实现PWA。

安装完成后,需要对系统进行应用环境规划并进行相应的配置,主要为以下几点:

(1)建立企业资源库。ProjectServer中,企业资源需要一个重要的概念:RBS,即人力资源分解结构。在建立企业资源之前,需要在企业自定义域中配置RBS,一般来说,RBS结构按公司组织结构进行配置即可。

(2)权限分配。ProjectServer2007的权限分配较灵活,可以针对单个用户进行设置,也可以针对组进行设置;可以针对某个项目进行设置,也可以针对全局进行设置。正是由于这种灵活性,造成了权限配置的复杂性。

为便于日后的维护,权限配置一般不针对单个用户和单个项目,取而代之的是用户组和项目类别。项目类别一般按产品组分配,如项目类别1、项目类别 2、项目类别3,分别对应产品组1、产品组2、产品组3的项目。

然后,对应创建权限组,如产品工程师1仅对项目类别1具有更改发布权限、程序员3近对项目类别3具有读取汇报权限等;研发经理和测试人员可对全局项目设置对应权限。

(3)更改全局设置。为便于企业项目的规范管理,可根据需要更改全局设置。使用管理员帐户打开pro-ject,链接到server后,选择工具———企业选项—打开企业全局设置,按企业需求进行个性化设置,如设置工作日历和工作时间、更改默认的任务类型、显示和隐藏某列等,

保存后即可作为企业级的项目计划模板。如果需要自定域(创建project中未提供的域名,如项目编号,输出文档等),则需进入PWA,在服务器设置中创建企业自定义域。

(4)定制视图。ProjectServer2007中,可自定义的视图主要用于在项目中心上查看项目的详细信息,可定义部分包含显示隐藏域、分组、排序、筛选等条件。可根据不同的使用需求定制不同的视图,如研发经理仅关心项目的概况,可隐藏基准工时等内控信息;

资源经理更多的关注工作分配,可设置按资源名称分组等。项目管理者联盟

2 编制项目计划

任何项目管理都是从制定项目计划开始的。在Project Server中创建项目计划的方法与使用Project时基本一致,需要注意以下几个方面:

(1)自企业建立工作组。Project中项目资源可以任意创建,而使用Project Server时,必须从管理员创建的企业资源库中选择人员组成工作组,仅工作组中的资源可用。使用方法为选择工具—自企业建立工作组,从左边的资源列表中选择可用资源。

(2)认识工时、工期、资源的关系。初用Project编制项目计划时,经常会很困惑,有时仅调整了工时,却发现工期被“意外”的更改了;有时只想更改工期,却发现资源也随之变化;究其原因,主要是project的自动调整功能在起作用。任何时刻,project总是保持工时=工期×资源×8(设置的每日工时)的固定关系。所以在调整工时后,工期或资源必有一项会随之改变,具体哪项改变则根据该任务的类型来判断。若设置为固定工期,则资源会随工时的调整而调整,若设置为固定资源,则工期会随工时的改变而改变。

(3)任意设定资源投入。认识了工时、工期、资源的对应关系后,就可轻松的编制日程计划了,然而,仍然达不到随心所欲的程度。例如某资源,本周空闲时间较少,每日仅能投入1小时去做某项工作,而下周较空闲,每日能够投入5小时;

这种情况下,仅靠调整工时、工期、资源投入等均达不到理想的效果,不是工作安排不饱满,便是被过渡分配。这种情况下,使用“任务分配状况”视图,可以任意调整每日的计划工时,而无需考虑工期和资源投入关系。

(4)调整过渡分配资源。在Project Server中,切换到“资源使用状况”视图,会显示工作组资源在server中的所有工作分配信息;如果出现过度分配(如某日的分配工时累计超过8小时),则该资源名称会以红色显示,以提醒项目经理进行计划调整。

只要具备相应权限,项目经理便可在该视图中调整任意打开项目的日程,而无需逐个进行调整,从而轻易的实现资源在项目群中的最合理分配。

3 使用PWA汇报进度及批准更新

Project Web Access为Web门户,允许用户连接到Project Server中的项目和资源信息,具备除排定日程外的所有功能。访问方式是在IE浏览器地址栏中输入服务器地址,如http://projectserver:8080/PWA,弹出共享验证时输入用户名和密码即可。

3·1汇报进度

进入PWA主页后,点击“我的任务”链接,会显示当前分配给你的所有任务。点击任务名称,即进入工作分配详细信息界面,可查看常规详细信息、事务注释和任务历史记录、附件、联系人、相关工作分配、备注等信息。

汇报进度时,点击对应任务的进度栏,即弹出本周的对应工时;需要注意的是第一行工时为计划值,在PWA中无法更改;第二行为实际工时,可根据工作情况进行填写。填写对应工作的实际工时后,ProjectServer会根据实际累加工时和剩余工时自动更新任务完成百分比。

在某些情况下百分比可能与实际不符,如计划工作已用完(百分比自动更新为100%)而实际上工作并未完成的情况,此时可手动更改剩余工时,然后选择“重新计算”,便可更新百分比情况。全部内容核实完成后,选择“提交选择的内容”,即将工作完成情况汇报到项目经理处。

3·2批准更新

在Project Server中,工作组成员并没有权限直接更新server中的数据,所有内容(含进度、备注、完成情况等)均需经项目经理批准后才能更新到 server。这种机制确保了数据的有效、可靠,并促进项目经理掌握第一手的项目信息。项目管理者联盟

进入PWA主页后,点击审批栏下的“任务更新“链接,此时会显示所有未经批准的更新。点击任务名称,即弹出工作组成员填写的待批准内容、备注信息等。如果项目经理确认该更新有效,则选中更新后点击“批准”,否则,点击“拒绝”。

项目经理拒绝更新后,一般需要在备注栏中填写拒绝理由,被拒绝的更新会在工作组成员的任务前显示红色叉形图标,点击进入即可查看被拒绝的原因。项目经理批准和拒绝更新也可在Project中进行,在打开项目文件时如有更新会自动弹出更新界面,操作方式同PWA。

4 项目进度的总结分析

Project可以对项目的整体状况(尤其是进度和成本)进行深层次的分析和度量,Project Server还提供了强大的项目组合分析管理功能。此处着重介绍一下进度分析方法。

(1)创建比较基准。最基本的进度分析是分析项目的原计划与实际进度之间的差异。Project Server中,实际进度通过工作组成员每天的汇报来进行实时更新,计划值通过创建比较基准来设定。

在project中完成项目计划后,选择工具———跟踪———设定比较基准,即可将初始计划完整的保存下来,用于之后的进度分析。如果项目的周期较长,则在项目执行过程中一般会经过几次计划调整;project提供了多达11个比较基准,每次在计划调整后可重新保存为一个新的计划基准,而不需要将原计划覆盖。

(2)分析进度情况。随着项目的进行,实际进度会与计划逐渐偏离,不定时的分析进度情况并采取必要的纠正措施十分必要。在Project中打开项目文件,选择试图———跟踪甘特图,即呈现分析进度的典型信息:

左边栏显示具体的任务进度信息,如任务名称、开始时间差异、结束时间差异,通过视图定制还可以显示出工期差异、工时差异等;右边甘特图栏则通过直观的图形方式显示当前的进度情况,每个任务均分为两行,下面的灰色阴影行为比较基准(即计划值),

上面的蓝色阴影行为实际进度,其中,关键任务会用红色提示。

5 结语

Project Server作为微软公司推出的企业项目管理平台(EPM:Enterprise Project Management),可以方便的完成任务拆分、资源调配、日程安排、进度跟踪等工作,从而协助项目经理实现高效的项目进度管理。

   
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