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如何实现有效的项目进度控制
 
作者:郭斌 来源:项目管理者联盟 发布于 2015-02-02
1195 次浏览     评价:      
 

一 为什么要进行进度控制

可以毫不夸张的讲,每一个项目经理都希望自己负责的项目能够成功!这似乎是每一个项目经理为之追求和奋斗的目标。那怎么才算是一个成功的项目呢?

对于成功项目的定义,不同的利益关系人有不同的出发点,也就产生了多种描述的方法,但综合来讲,成功项目就是能够到在规定的工期、成本的条件下,满足或超过项目干系人要求的项目。

也就是说时间、成本、质量、范围是项目成功的基本要素,对项目的成败起着至关重要的作用。其中时间因素又会对其他方面产生很大的影响。例如:如果时间增加,势必会增加项目的成本;如果时间控制不好,最终出现盲目赶工,势必会影响项目的质量;同时也可能导致项目范围的减少。这些均与项目的成功背道而驰。

另外,根据当前项目管理专家对失败项目的研究,我们可以发现:工期超出要求的项目占了总体项目的70%以上,工期超出计划,几乎是每个失败项目都存在的问题。因此有效实施项目进度控制,是项目成功的重要保障,是每一个项目经理必须非常重识的工作。

二 怎么才算是有效的进度控制

从项目实施的结果上来讲:能够在预定的时间内,达到预期的工作目标,就可以说是项目得到了有效的进度控制。

从项目实施的过程来讲:有效的进度控制应该具有以下的特征:

1. 具有有效的进度基准计划。

2. 项目经理能够较实时的掌握项目实际进展状况。

3. 能预见性的发现和解决在项目实施中影响项目进展的问题。

4. 能够采取有效方法控制影响项目进展的因素。

5. 项目能在预定的(或可接受的)时间内完成。

三 影响项目进度的主要因素

项目组的沟通和协调工作不力

忽视项目外部组织的影响

项目组织工作能力不强、工作方法不佳

不能充分发挥项目组成员的作用

这些问题对于实施有效的进度控制,起到了非常大的负作用,是进行项目进度控制必须解决的问题。

四 怎样实施有效的进度控制

1. 制定详尽的、可行的项目进度的基准计划

我们知道,计划是行动的指导,是行动成功的关键所在。对于项目进度控制而言,计划尤显重要,它影响到资源能否被合理使用,项目能否顺利进行,直接关系到项目的成功与否。

进度计划包括:任务、资源、时间等三部分内容。

任务来源于工作分解结构和活动定义。要进行有效的进度控制,就要求必须有细致的、可执行的、可检查的、可控制的活动定义(任务)。任务的粒度要求适中。对于不成熟项目和管理水平不高、资源能力不强的项目而言,粒度不能太大,否则难以实现项目的控制;反之任务的粒度可以适当大一些。每项任务需要有明确的责任人、起止时间和工期。

如果项目管理的水平不是很高的情况下,欲实现有效的进度控制,每项任务的工作量以不大于项目的总体工作量的5%为宜,工期以不大于项目总工期的10%为宜。

2. 建立有效的风险防范计划。

有效的风险防范计划可以降低不确定性因素对项目工期的影响,保证项目的顺利进展。风险防范的工作可以包含以下方面:

(1) 制定一套项目风险防范的体系,包含:风险识别,风险确认,风险应对等方面的完整内容。这部分工作一般来讲,会由公司级项目管理体系来进行定义和规范。

(2) 针对项目,提出项目风险的协调负责人,及相应的协调措施。

(3) 在项目组内部建立对风险识别的特殊机制,如:每个人可以根据自己的工作内容,定期列举风险指数最高的5个风险,并提出相应的应对方案。

3. 建立良好的项目组内部及项目干系人之间的沟通管理制度。

沟通是掌握各方信息,进行项目决策和项目协调的基础。实现有效进度控制对于沟通的要求,主要强调以下几点:

(1) 及时与项目客户进行沟通,了解其对于项目的特殊进度要求,以实行对工作任务的特殊处理。

(2) 对于需要项目组之外的资源进行配合的工作,及时通过有效的沟通途径提交给相关人员,以提早准备好配合的工作,免得影响项目的进展。

(3) 充分发挥项目组成员的作用,使之参与到问题解决当中来,如项目偏差的处理,风险的预防等。

(4) 定期举办项目进展的沟通会议,了解各成员的任务执行情况,通报项目的整体进展情况。

4. 进行进展检查,并针对检查结果采取相应的对策。

在进度控制当中,进度检查是最重要的和最关键的工作,如果不能了解项目实际进展情况,也就很难说执行什么进度控制了。

进度检查可以定期进行或不定期进行。

定期执行的进度检查是指在预定的检查周期内执行的检查工作。检查周期是由项目组根据项目的实际情况来预先确定,可以为月、半月、周、半周、日等时间阶段。对于时间跨度比较大的项目,可以周期相对长一些,如:工期超过两年的项目,检查周期可以定为一个月;工期在3个月左右的项目,检查周期可以定义为1周。对于管理水平较高、资源能力较强,实施较成熟的项目,检查周期可以适当的长一些,反之亦然。建议检查周期应该以不高于工期的5~10%为宜,检查工期不超过1个月,根据工作汇报机制的惯例,对于普通项目检查工期可以定为1周。

不定期的进度检查,可以在关键任务或里程碑任务的计划完成时间进行,一般不定期的任务检查,是有一定的针对性和目的性。

进度检查工作可以分为四个步骤执行:

第一步:收集项目任务的进展信息。

收集项目的进展信息,是进度控制的基础,它主要是通过各种方式,收集项目的进展信息,作为执行下步工作的依据。club.mypm.net

主要的工作方法有两种:进度汇报和进度查验。通常情况下,项目经理采用由下属进行主动汇报的方式来完成项目进展信息的收集工作,这被称为进度汇报;针对于某些工作,项目经理也可以采用直接检查的方式来获取进展信息或验证汇报信息的准确性,也就是进度查验。为了获得准确的项目进展信息,项目经理必须将两种方法进行有效的结合使用。

需要收集的项目进展信息包括:任务执行状况和变更信息。任务执行状况包括:任务的实际开始和结束时间,当前任务完成的程度等;变更信息包括:范围变更、资源变更等诸多与项目进度相关联的变更内容。

另外,合理选择任务执行状况中的任务粒度也是必需掌握的技能。一般情况下,会根据项目进度基准计划中的工作分解来进行。具体的情况,可以根据实际状况来决定。对于项目组织内部有较细的结构划分时,需要采用由下向上逐级检查,逐级汇报的方式。

这一步骤的工作要求收集的信息必须准确,否则下面的工作将没有如何意义,同时也就根本不可能实现有效的进度控制。training.mypm.net

第二步:进行项目实际进展信息与进度基准计划的比较

将收集到的项目实际进展信息与项目的进度基准计划进行比较,看是否出现了进度偏差。如果没有偏差,进展检查到此结束,否则执行下一步工作。club.mypm.net

第三步:针对出现的进度偏差,寻求最佳解决方案

如果出现了进度偏差,针对这些偏差进行分析和研究,发现其中的问题。如果需要问题解决,则针对问题寻找解决方案;如果需要进度计划的调整,则修改进度计划。

项目实施过程中出现进度偏差是在所难免的,实施进度控制就要求能对偏差能进行有效的控制,提出相应的解决方案,使之有利于项目的进展。通常我们可以采取的措施有:

第四步:执行进度调整后的进度计划和确定的解决方案

根据偏差的处理决定,执行解决方案,调整项目进度计划。如果需要的话,通知项目干系人。

当进度偏差比较大时,需要考虑缩小检查周期,以便更好监视纠正措施的效果,以保障项目的按期完成。

5. 预见性的发现和解决项目实施中的问题

在项目的实施过程中,项目的进度延期,实际上有很多的苗头可以预见性的去发现,发现后就可以及时去采取对策进行问题的解决,这种将问题消灭在萌芽状态的做法,可以有效的保障项目的顺利进行。下面列举说明可以预见性发现的问题及解决方法:

问题预见性发现问题的方法(解决的方法):

五 项目进度控制不是孤立了

项目进度控制按照PMI的项目管理知识体系应该属于时间管理的范畴,但实际上它所包含的内容不仅仅局限于时间管理,除了上面介绍的内容外,还涉及其他的知识领域:范围管理、人力资源管理、风险管理、变更管理等一系列的内容。在这里,我就不想做太多的解释,大家可以参阅相关的资料。

   
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