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IT资产管理:小心行事 有效管理
 
作者 王宁,火龙果软件    发布于 2013-11-06
 

摘要:IT应用不断深入,IT资产也日益成为组织的重要资产。因此,如何有效地管理它们,已经成为企业发展过程中非常重要的事情。事实上,IT资产管理是IT管理和IT治理的重要内容,IT资产管

关键词: IT服务管理IT资产管理

问题 PROBLEM

在信息化日益普及的今天,包括企业和政府机构以及其他组织在内的集体中,都存在着大量的IT资产。根据定义,IT资产主要指组织所拥有的、能为组织业务发挥价值的硬件、软件和信息资产。

IT应用不断深入,IT资产也日益成为组织的重要资产。因此,如何有效地管理它们,已经成为企业发展过程中非常重要的事情。事实上,IT资产管理是IT管理和IT治理的重要内容,IT资产管理水平的高低直接关系到IT应用的价值和IT服务的水平。

在这样的需求背景下,IT资产管理一方面不断展开,一方面仍然面临着一系列问题,“如何有效追踪一个动态的IT资产”就是其中之一。IT资产天天都在变,如果用手工统计是跟不上的。设备的管理不规范,到底谁领用了设备?设备在哪里?面对越来越激烈的竞争环境,企业更加重视降低成本,如果把IT软硬件设备视为企业的资产,那么,它就应该产生商业价值。所以,传统上被看作成本中心的IT部门也被提出了更高的要求,“更充分利用现在资产”、“更严格地控制资产”、“获得更高的投资回报”等,这些不仅是企业对IT部门的殷切期望,也越来越成为企业考量IT部门的重要内容。

大多数企业用户深刻地认识到,自己并没有从IT资产中得到回报。许多公司的要求很简单: 资产就应该创造商业价值,就是这么直接。企业的业务发展既然已经与IT的关系密不可分,那么,有效地管理和利用现有的IT资产,对于企业提升管理效率,满足法规遵从的要求,实现更好的投资回报是十分必要的。

询问IT运维部主管:

我们总共有多少IT资产?

询问业务部门员工:

对现在的IT终端管理状况满意吗?

方法 SOLUTION

中国农行山东分行科技部高级工程师吕渤海采用的IT资产管理系统是由总行开发的。“这套设备管理系统,是用来管理硬件设备的。”他告诉我们,从范畴上来讲,它应该是IT资产管理系统的一部分,但 从整个功能上来讲,它的软件管理功能比较欠缺,没有在软件方面提供管理功能。

IT资产管理在小规模企业中不是问题,但是在大型企业中,随着信息化程度越来越高,很多设备都要划归IT资产管理,这就需要一套系统来进行有效的管理。不然像一些IT设备的存量、折旧、更新等,没有一个很准确的数据来支撑,这个问题在三五十人的小企业里建立一个档案就可以解决,但是一个几万人、十几万人的大企业里,如果没有这么一套系统,那么管理起来就非常费力和混乱了。正在吕渤海和他的同事们因此而感到困扰时,总行适时地推出了这套系统,正好也满足了他们的需要。

IT资产管理系统也是信息系统,它面临的主要问题就是数据不准确。因为这些数据都是人工录入,很容易出现误差,而不准确的话,IT设备的价值就会大打折扣。当时有厂商曾经向吕渤海介绍说,有特定的管理系统可以在网络上发现IT设备的价值,比较准确。

“我认为这个特性相当不错。”但他同时也认为,一个企业应该有一个总体的资产衡量系统,IT设备只是其中的一部分,是工具,单独设一套系统来管理似乎有些多余,它应该被放在整个企业的资产管理中进行统筹。

询问中小企业的CIO同行:

你们有没有用到IT资产管理系统?

询问行政或后勤部门:

我们目前如何对IT资产进行统一编码和管理?

挑战 CHALLENGE

IT资产管理对于企业如此重要,那么是否要建议企业来上一整套的IT资产管理系统呢?接受采访的CIO多数持保留意见。

天津天士力集团CIO曾祥云认为,必要性并不大。IT资产管理是集团固定资产管理的一个重要部分,它不能单独计算,应该和整个企业的固定资产管理协调起来。“我们一直在关注IT资产管理这个问题,在天士力公司有天士力固定资产管理制度,IT固定资产的整个生命周期如何进行管理都有一个统一的规定,如何报废,如何采购,如何贴标签,如何购买,事后怎么处置,状态如何,如何盘点等问题都有明确的规定。但是没有建立专门的系统来管理。我们需要跟整个集团的固定资产管理相协调,而不可能单独建一个系统,这样效率不高,也会对整个公司管理不利。”

IT资产与其他固定资产相比确实有自身特点,企业在具体的流程操作当中也会采取特别对待,有详细的规定。在未来,天士力肯定要建一套固定资产的管理系统,IT资产管理系统要纳入整个集团的固定资产建设管理,同时要与整个集团的财务建设结合起来考虑,不能使之成为一个信息系统孤岛。

实际上,当前固定资产的选配有一个策略性的考虑,这也是曾祥云经常感到困难的地方。因为对于固定资产管理来说,它涉及的面比较广,涉及的部门也比较多,如何及时地做到同步管理,是一个值得考虑的问题。

固定资产的管理在大的集团管理中都是一个难题,特别是IT资产,生命周期比起其他家具之类的资产有自己的特性。企业对于IT资产管理系统也是有一定需求的,但是不能将其单独考虑,管理者在管理企业固定资产时应该照顾到IT资产,但是额外建立一套IT资产管理系统必要性不大。对一个大规模企业来说,虽然短期内有成效,但长远看来,意义不大。

在海关信息中心总工程师何瑜看来,企业之外,部委的信息中心较难做到单独设立IT管理系统,可能企业对这方面的需求会更大一些。由于海关的工作方式比较特别,他们更倾向于自己来解决这个问题而不是求助于第三方。

总体上讲,全国海关信息中心对IT资产管理有着这样的指导思想:那就是依靠实践来看管理的效益,确实有成效才会继续去做。而“如何优化我们的管理,使管理更有效果”,是全国海关信息中心关注的重点。“有时管理太过细化,反而会把简单的事情变复杂。”何瑜表示。

询问综合管理部门:

我们有没有一套成熟的固定资产管理制度?

询问第三方服务厂商:

你如何帮我降低IT资产管理的成本?

价值 VALUE

吕渤海告诉我们说,他原来最大的一个困扰,就是在更新特定设备时没有数据支持。比如说更新打印机,应该更新多少,更新哪些?这些都需要有详实的数据。如果没有,只能粗略地估计,这种做法在现代管理中显得比较可笑。而且对于现有资产,设备使用以后到底是好用还是不好用,它的故障率有多少,这个品牌值不值得继续采购应用,到底存在哪些问题,是不是要对厂家提要求,或者干脆换一个产品牌子。这种种问题,如果没有管理系统的数据支撑,确实会很麻烦。如果管理系统能够很直观地表现出这些问题,管理人员就可以知道,这些设备在过去的工作效率怎样,能不能满足日常的业务需求。

但短时间之内他们不会再对IT管理做大的投入。从管理上来讲,现有的管理系统虽然有些方面还不能满足全部的需求,但是纯粹为了管理而投入,见效并不是很明显。作为一个企业,投入之后看到产出是非常重要的,IT本身就是一个在企业中很难看出投入后的产出的部门,如果再在IT管理系统上投入的话,就更难体现了。“所以我认为这应该是一个逐步的过程,我投入了管理系统,工作效率提高了多少,又节约了多少,这都需要时间来检验的。在很多时候,建立某个管理信息系统与增加人手,能解决同样的问题,而后者往往比用软件效果更直观,甚至做的事情还能更多。”吕渤海说。

而在何瑜的工作中,一般会通过新项目的上线淘汰老设备来解决问题,不是每个设备都算在一个项目的成本上,他们更注重的是项目所要实现的目的是什么,因此对于成本的计算是粗算而不是细算,不会把设备成本都算在项目里,而是按照部门来计算,看看工作效率是否得到有效提高,这样计算起来就比较简单。

吕渤海告诉我们,他比较赞同的是生命周期管理的理念。IT资产的价值在于它提供服务的价值,不是说购置这些资产花了多少钱,直接产生了什么经济效益。而是说借助这些设备所能形成的一套方法或者流程,不能单就软件或者硬件本身的价值来计算。而由此引申,对IT资产进行管理的价值,也必然有一本深奥的账要算。

询问自己:

IT资产管理能为我的企业带来哪些价值?

询问CEO:

你能给我多少时间来检验IT资产管理的投资回报率?

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